行政工作統籌管理

【培訓對象】
辦公室主任/行政后勤管理者/行政文秘/助理

【培訓收益】
1、學(xué)習行政統籌的基本認知； 2、了解行政統籌的內涵和范圍； 3、掌握大型會(huì )議管理流程； 4、掌握企業(yè)溝通渠道建立的方法。

一、關(guān)于行政統籌的基本認知
1、當前環(huán)境下行政管理的轉型
（1）從管家型到樞紐型
（2）從經(jīng)驗管理到科學(xué)管理
（3）從被動(dòng)執行到主動(dòng)推進(jìn)
2、行政統籌的績(jì)效價(jià)值
（1）協(xié)調的功能
（2）優(yōu)化的功能
（3）執行的功能
（4）服務(wù)的功能
3、行政管理工作的困擾及其應對
（1）工作內容和效果的無(wú)形性
（2）任務(wù)的被動(dòng)性和突發(fā)性
（3）外界對其管理效果評價(jià)的主觀(guān)性
（4）管理特征的政策性和協(xié)調性
4、行政統籌管理的領(lǐng)域
（1） 硬件—辦公環(huán)境、辦公設施、后勤資源
（2）軟件—管理效率、工作流程、預見(jiàn)性管理
（3）人員—工作心態(tài)、服務(wù)意識、習慣、個(gè)性
5、審視行政部門(mén)存在的價(jià)值
（1）努力發(fā)現業(yè)務(wù)部門(mén)的需求- 避免被邊緣化
（2）努力滿(mǎn)足企業(yè)運作的核心需求－被高層所依賴(lài)
（3）努力創(chuàng )造企業(yè)和業(yè)務(wù)部門(mén)的需求－凸顯自身價(jià)值
二、企業(yè)運營(yíng)的統籌管理
1、事務(wù)性工作的統籌管理體系
（1）建立管理法規
（2）量化管理標準
（3）制作點(diǎn)檢工具
（4）完善抽查記錄
2、辦公環(huán)境的統籌管理
（1）辦公環(huán)境管理的特點(diǎn)和難點(diǎn)
①繁雜、瑣碎
②突發(fā)性、被動(dòng)型
（2）如何保證管理的有效性
①使任務(wù)可視化－除去感覺(jué)和經(jīng)驗導致的盲區
②制作管理工具－降低檢查和監督的成本
③建立工作標準－保證執行過(guò)程的可操行性
（3）有效管理標準的特征
①可衡量－能夠量化到點(diǎn)
②可檢驗－不能產(chǎn)生爭議
③可追溯－便于檢查監督
（4）管理效果的檢驗
①復雜的事情簡(jiǎn)單化
②簡(jiǎn)單的工作流程化
③讓經(jīng)驗可以復制
④降低對人的依賴(lài)
★演練：行政事務(wù)管理工具的演示及制作
★案例：洗手間管理文化
3、其他行政事務(wù)的管理規范
（1）飯堂管理規范（作業(yè)、衛生、安全、采購）
（2）保安管理規范（培訓、安全、工作標準）
（3）公務(wù)車(chē)管理規范（司機培訓、考核）
（4）前臺管理規范（禮儀、標準化）
4、會(huì )議籌劃與管理
（1）會(huì )議的行政籌劃與準備
①企業(yè)會(huì )議類(lèi)型
②各類(lèi)會(huì )議的籌劃要點(diǎn)
③會(huì )議席位的禮賓次序
④為效果服務(wù)的幾種會(huì )場(chǎng)模式
（2）行政例會(huì )效果的管理與控制
①摩氏會(huì )議效果評鑒法
②科學(xué)的會(huì )議紀要模板
③會(huì )議決議的跟進(jìn)和督辦
三、跨部門(mén)工作任務(wù)的統籌管理
1、行政溝通協(xié)調的困擾和難點(diǎn)
（1）垂直指揮系統的作用有限，缺乏強制力
（2）職能分工不合理，導致部門(mén)利益沖突
（3）職權劃分不清晰,有責任盲點(diǎn)或空白區
（4）組織資源稀缺，導致無(wú)序競爭和掠奪
（5）人性的弱點(diǎn)---盡可能把責任推給他人
2、科學(xué)管理的思路與方法
（1） 科學(xué)代替經(jīng)驗，用清晰的工作流程避免責任的盲區
（2）理性代替感性，用清晰的任務(wù)劃分避免部門(mén)間推諉
（3） 高效率代替隨意性，用重組和優(yōu)化手段避免工期延誤
3、情景演練：企業(yè)年會(huì )統籌策劃案、科學(xué)的會(huì )議統籌流程
（1）分解任務(wù)－使大型任務(wù)變成每一項清晰具體的活動(dòng)
（2）制作工作包－明確各協(xié)作部門(mén)的管理責任和資源配置
（3）制作管理網(wǎng)絡(luò )圖－各項任務(wù)的完成時(shí)限和相互制約的關(guān)系清晰化
（4）關(guān)鍵任務(wù)管理— 保證監督檢查和特殊問(wèn)題統籌到位
四、有效的行政溝通與協(xié)調
1、構建企業(yè)的溝通網(wǎng)絡(luò )—提升部門(mén)管理威信
（1）建立清晰的管理系統－明確企業(yè)的匯報關(guān)系
（2）健全正式溝通路線(xiàn)－保證信息的權威性和嚴肅性
（3）建立正向的溝通渠道－傳遞公司的文化和管理主張
2、有效的對上溝通－獲得領(lǐng)導信任
（1）學(xué)會(huì )聽(tīng)懂上級說(shuō)話(huà)，不要想當然
（2）問(wèn)好問(wèn)題，了解領(lǐng)導的真正需求
（3）有效表達，提高建議的采信率
（4）積極互動(dòng)，引導上級的正確思路
（5）主動(dòng)補臺，適應不同上級的行為風(fēng)格
（6）嚴格職場(chǎng)操守，不參與辦公室政治
（7）承接任務(wù)三步驟
（8）工作匯報四原則
（9）接受指令五步法
3、有效的橫向溝通－獲得他人支持
（1）用好非職務(wù)權力，增強個(gè)人影響力
（2）分析對方的利益，啟動(dòng)對方需求
（3）踩住對方的動(dòng)力點(diǎn)，銷(xiāo)售你的主張
（4）了解并消除對方顧慮，促使對方參與
（5）衡量雙方優(yōu)先級，找到最大公約數
 

u 國家高級禮儀培訓師

u 陜西培訓師聯(lián)合會(huì )副秘書(shū)長(cháng)

u 西安交大EMBA班禮儀導師

金迎老師職業(yè)背景：

曾就職于四川長(cháng)虹集團，擔任銷(xiāo)售經(jīng)理、辦公室主任、人力資源經(jīng)理；后就職于泰康人壽保險公司，擔任高級經(jīng)理、高級培訓師，十二年的企業(yè)管理與培訓師經(jīng)歷使她的課程更具實(shí)操實(shí)戰性，是多家企業(yè)管理公司優(yōu)秀的合作伙伴，更是客戶(hù)信賴(lài)的實(shí)戰型禮儀培訓專(zhuān)家。

2011年，當選為西北地區十強禮儀導師；

2012年，加入陜西省培訓師聯(lián)合會(huì )，擔任副秘書(shū)長(cháng)；

2013年，應邀成為西安交通大學(xué)EMBA核心課程班禮儀導師

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  開(kāi)課時(shí)間：2025-09-26 — 2025-09-27

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  引子視頻:接待泡茶的故事----新時(shí)期行政工作效率效能問(wèn)題回顧與分析第一講：重新認識行政管理及其價(jià)值和定位1.1何謂行政管理？企業(yè)行政管理學(xué)的沿革1.2行政管理的六大職能及其內涵1.3行政管理職能在企業(yè)的價(jià)值及其定位1.4企業(yè)行政管理工作的特點(diǎn)及基本內容1.5企業(yè)行政管理..

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