一、需走過(guò)民主制訂程序

什么是民主制訂程序？原最高院關(guān)于勞動(dòng)爭議的第一個(gè)司法解釋?zhuān)岢隽诉@一概念，卻沒(méi)有明確相應的含義，導致這一概念沒(méi)有起到實(shí)際的作用，此次〈〈勞動(dòng)合同法〉〉對這一概念進(jìn)行了細化，即要求通過(guò)與職工代表大會(huì )或者全體職工的對話(huà)，總結他們的意見(jiàn)之后，再通過(guò)與工會(huì )或者職工代表協(xié)商確定。

這一細化同時(shí)產(chǎn)生的問(wèn)題在于，如何選舉職工代表？2008年1月1日之前的員工手冊是否也需要走過(guò)同樣的程序？職工代表大會(huì )需要多次個(gè)職工代表參加或者參加者達到多大的比例才是有效的？參會(huì )者多大比例通過(guò)決議才是有效的？所有這些，目前還不具有操作性。

在此情況下，企業(yè)通過(guò)自己的員工手冊時(shí)，應該如何操作呢？

勞動(dòng)合同法正式生效之后，再進(jìn)行制訂的話(huà)，就需要期待相應的配套規定明確職工代表大會(huì )的問(wèn)題之后，才實(shí)際具有切實(shí)可行的操作方案。

二、員工手冊防范員工入職之前的風(fēng)險

首先需要了解員工入職之前的風(fēng)險

員工入職前，主要風(fēng)險在于員工的身份真偽、學(xué)歷真偽、身體健康情況、有無(wú)現原單位解除勞動(dòng)關(guān)系、是否存在競業(yè)禁止義務(wù)、是否存在保密義務(wù)等各種情況。

其次，在員工手冊中，規制防范方案。

對不同的風(fēng)險，應當有不同的防范措施。查詢(xún)員工身份證信息真偽、學(xué)歷真偽，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )直接查詢(xún)；對健康狀況，可以通過(guò)體檢得知，對是否解除，可以通過(guò)離職證明獲知，對是否存在競業(yè)禁止和保密，可以通過(guò)詢(xún)問(wèn)和背景調查得知。而其中關(guān)于競業(yè)禁止和保密這一塊，目前企業(yè)認真去做的較少，主要原因還是在于缺乏相應的意識。

除了實(shí)際的防范方案之外，員工手冊能夠做到的，主要還在于界定清楚員工入職之前，HR需要做的工作，以及這些工作需要完成的一個(gè)時(shí)間點(diǎn)，即以上工作，必須在員工實(shí)際入職之前做完，而不能在員工入職之后的一定期限內完成。否則，企業(yè)就存在風(fēng)險。

三、員工手冊防范勞動(dòng)合同風(fēng)險

員工入職具有特殊的意義，《勞動(dòng)合同法》將入職的時(shí)間，作為了界定雙方正式建立勞動(dòng)合同關(guān)系的起點(diǎn)。所以這一時(shí)間，從今后將具有特殊的意義，會(huì )成為企業(yè)與員工勞動(dòng)爭議發(fā)生的一個(gè)起始點(diǎn)。

對于這一時(shí)間，企業(yè)必須在員工手冊中，要求HR們，在一個(gè)員工入職之前，就與員工簽訂好勞動(dòng)合同。這是一種最妥當的方式。否則，如果不簽勞動(dòng)合同達到了一個(gè)月的時(shí)間，就會(huì )發(fā)生《勞動(dòng)合同法》所說(shuō)的雙倍向員工支付工資的風(fēng)險。

同時(shí)，員工先入職再簽合同，也會(huì )產(chǎn)生員工入職之后，不再積極配合企業(yè)簽訂勞動(dòng)合同事宜，甚至會(huì )發(fā)生員工故意不與企業(yè)簽訂勞動(dòng)合同的事項，或者員工對勞動(dòng)合同提出較多的修改意見(jiàn)，所有這些，都會(huì )給企業(yè)帶來(lái)工作的不便。因此企業(yè)在員工手冊中，要考慮公司的實(shí)際情況，較好地規制HR們與員工簽訂勞動(dòng)合同的具體時(shí)間。

同時(shí)，對于簽訂勞動(dòng)合同的時(shí)間，還要區分首簽與續簽的不同情況，作出不同的規制。

四、員工手冊對試用期員工進(jìn)行更好地管理

試用期辭退員工，目前發(fā)生勞動(dòng)爭議的案件較少。但是《勞動(dòng)合同法》實(shí)施之后，違法辭退員工的經(jīng)濟補償，就從目前的一倍變?yōu)榱硕渡踔寥?，隨著(zhù)經(jīng)濟補償金的成倍上升，利益會(huì )驅動(dòng)試用期遭辭的員工，積極維權，這一點(diǎn)對企業(yè)試用期辭退員工的行為，增加了風(fēng)險成為勞動(dòng)爭議案件的概率。而企業(yè)試用期辭退員工，一直以來(lái)，都是存在較大風(fēng)險的。

首先，多數企業(yè)認為，試用期可以隨時(shí)辭退員工，這是一個(gè)十分錯誤的概念。

一直以來(lái)，很多HR們認為，試用期作為員工，可以隨時(shí)辭職，那么作為單位，也是可以隨時(shí)辭退員工的。這一認識，是對法律的誤讀。實(shí)際上無(wú)論是當初的勞動(dòng)法，還是目前的勞動(dòng)合同法，對于試用期辭退員工，都是有一定條件限制的，即只有在員工不符合錄用條件時(shí)，才可以辭退員工。

其次，不符合錄用條件這一法律概念與HR們的人力資源概念的脫節，導致風(fēng)險一直存在。

不符合錄用條件是一個(gè)法律的概念，在實(shí)際的HR管理中，這一概念并不是一個(gè)常用的概念。在實(shí)際的HR管理中，多數得到應用的是試用期對員工的考核以及考核結論是否合格這一常用術(shù)語(yǔ)。兩者之間是否等同，法律并沒(méi)有明確規定。在這種情況之下，就需要企業(yè)運用員工手冊對這些近似概念進(jìn)行疏理，將兩者之間的關(guān)系界定清楚，才能避免類(lèi)似風(fēng)險。否則，一旦在概念模糊的情況下，仲裁或者法院將不符合錄用條件等同于當初的招聘條件，企業(yè)的試用期辭退權利就等同虛設。

五、員工手冊解決調整工作崗位問(wèn)題

員工手冊的作用，除了教育員工，使員工了解并認可公司的文化之外，還有一個(gè)作用就是盡量避免僵化的勞動(dòng)關(guān)系。而公司在合理合法的情況下，可以調整員工的工作崗位，是避免僵化的一個(gè)表現。

所以，公司就很有必要在公司的勞動(dòng)合同以及員工手冊中，對于調整工作崗位的情形作出約定。調整員工的工作崗位，是企業(yè)進(jìn)行正常工作管理的一種權力，同時(shí)，由于工作崗位涉及到員工的切身利益，一般情況下，員工的收入多少和心理優(yōu)越感跟工作崗位密切相關(guān)，所以一方面是企業(yè)的權力，另一方面是員工的切身利益，如何在二者之間作一個(gè)平衡，對雙方的利益進(jìn)行兼顧和尊重，是一個(gè)公司的員工手冊需要解決的問(wèn)題。

目前調整員工工作崗位的作法不外乎三種，一種為直接規定企業(yè)有單方變更和調整權，員工必須服從，這一種做法，從根本上漠視了員工的權利，排除了員工的主要權利，是一種違法和無(wú)效的約定；另一種為依據公司的經(jīng)營(yíng)狀況、員工的工作表現以及工作業(yè)績(jì)等多方面原因調整員工的工作崗位，這一種約定乍看比前一種要委婉、溫和，貌似尊重了員工的權利，而實(shí)際上經(jīng)營(yíng)狀況、工作表現、工作業(yè)績(jì)等概念也是一種模糊性的規定，經(jīng)營(yíng)狀況到了什么程度可以調整崗位，難以明確，從而使這種條款本身也成為了公司暗箱操作并侵犯員工利益的一個(gè)根源，也成了一個(gè)員工在受到調崗時(shí)，不認同調崗理由，不接受調崗安排的一個(gè)原因。貌似給了企業(yè)權利，實(shí)際上卻成了勞動(dòng)爭議發(fā)生的一個(gè)禍首。

值得提倡的是第三種做法（目前也是本站原創(chuàng )提倡并努力推廣的一種做法），在員工手冊中，明確約定調整員工工作崗位的具體條件，這些條件要明確具體，具有可操作性，而且跟企業(yè)實(shí)際的管理水平管理風(fēng)格切近，具有實(shí)用價(jià)值。這些約定，一方面便于使員工知道在何種情況下，企業(yè)可以調崗，另一方面，便于使企業(yè)在條件滿(mǎn)足時(shí)，確實(shí)可以調整員工的工作崗位，以解決勞動(dòng)關(guān)系僵化問(wèn)題。這種做法，是從根本上消除勞動(dòng)爭議的措施。

六、員工手冊解決調整工資問(wèn)題

調整員工的工資，也是人力資源管理中的一個(gè)難題。很多企業(yè)的薪酬，可升難降。而一旦降薪，隨之而來(lái)的一般都是勞動(dòng)爭議。所以，如何在員工手冊中，解決這一問(wèn)題，是所有公司的HR們需要不斷思索不斷總結的問(wèn)題。

我們的建議有二：

1、對工資進(jìn)行合理的結構性劃分

其中的崗位工資隨工作崗位可作變動(dòng)，績(jì)效工資隨公司的績(jì)效考核而變動(dòng)，這樣做便于使員工的工資收入與實(shí)際的工作付出相配套和吻合，提高員工的滿(mǎn)意度，消除不平衡心理出現的概率。

2、對調整條件作出具體約定

這一點(diǎn)同上述的工作崗位調整條件。

七、員工手冊界定模糊概念

很多勞動(dòng)法和勞動(dòng)合同法的模糊概念，需要企業(yè)的員工手冊進(jìn)行界定和明確，諸如前述的“不符合錄用條件”，還有“不勝任工作”“客觀(guān)情況發(fā)生變化”“嚴重失職”“嚴重違紀”或者“嚴重違犯公司規章制度”等法律概念。這些法律概念跟一個(gè)公司的人力資源管理概念，并不統一，所以公司需要將這些概念跟人力資源管理概念進(jìn)行統一。同時(shí)，這些概念皆是模糊性概念，本身不具有操作性，所以公司需要考慮公司的管理經(jīng)驗和實(shí)際操作模式，吸納別的公司的管理經(jīng)驗，同時(shí)考慮合理化，對這些概念進(jìn)行具體化。只有如此，才能使公司的員工手冊具有實(shí)用價(jià)值。

八、員工手冊灌輸取證意識

員工手冊不但是管理企業(yè)員工的管理工具，同時(shí)也是企業(yè)HR的操作工具。人力資源的風(fēng)險，一向可以分為兩種，一種為文本風(fēng)險，另一種為執行風(fēng)險。文本風(fēng)險需要企業(yè)在文本中盡量預見(jiàn)風(fēng)險，在制度內容上盡可能地完善規定出各種情形，并提供處理方案；執行風(fēng)險一般存在于執行制度的過(guò)程中，處理問(wèn)題的過(guò)程中。一般人皆認為，執行風(fēng)險產(chǎn)生的原因，在于具體執行者的執行能力，但是實(shí)際上，通過(guò)完善的文本規范處理問(wèn)題的流程和細節，可以大大減輕和降低執行的風(fēng)險。而企業(yè)的員工手冊在內容上，對于細節上多做規定，注重取證，是降低執行風(fēng)險的一個(gè)有效方式。

比如企業(yè)在制訂員工手冊時(shí)，注重HR工作的具體流程規定，對于流程化的工作程序，盡可能地細化，而且每個(gè)環(huán)節皆要求HR取到相應的書(shū)證，貫輸書(shū)面化的工作方式和習慣。通過(guò)這種方式，消化執行風(fēng)險。

九、員工手冊通過(guò)訪(fǎng)談方式解決辭退問(wèn)題

員工手冊的一個(gè)重大作用，就在于可以據此解除與員工之間的勞動(dòng)合同，所以，員工手冊解決辭退問(wèn)題，是公司員工手冊負有的天生使命?！秳趧?dòng)合同法》以嚴重違犯公司規章制度代替了嚴重違紀的概念，更使員工手冊的這個(gè)使命感愈加濃厚。

但是員工手冊如何解決辭退問(wèn)題，卻并非一個(gè)容易和簡(jiǎn)單的事。筆者在為多家公司修改員工手冊時(shí)皆發(fā)現，很多公司都認識到了員工手冊在這方面的重要作用，而且都力圖解決這個(gè)問(wèn)題，但是事實(shí)上，多數公司做得并不理想。很多企業(yè)在制訂這一塊時(shí)，也充滿(mǎn)困惑。有的公司直接從網(wǎng)上下載，有的公司向朋友公司求助，將別的公司的規定混合摘來(lái)自用，有的公司召開(kāi)人力資源部會(huì )議，進(jìn)行公開(kāi)討論，有的公司進(jìn)而委托律師介入修改過(guò)程，參加討論來(lái)進(jìn)行界定。我們認為，這些做法都不足取。

對于公司的實(shí)際管理，每一家公司各不相同，每家公司的發(fā)展狀況，目前所面臨并急需要解決的問(wèn)題，更是大不相同，所以從網(wǎng)上下載來(lái)的或者從朋友公司借過(guò)來(lái)的，肯定存在與本公司實(shí)際需要脫節的地方；人力資源部的人員，多數只對公司歷年來(lái)發(fā)生的爭議類(lèi)型有所了解，對于公司的整體狀況以及整體的問(wèn)題，缺乏全面的認識；律師哪怕是專(zhuān)業(yè)律師，也只是基于經(jīng)驗，對于公司的實(shí)際需要，并沒(méi)有足夠的了解。所以通過(guò)這些渠道所制訂出來(lái)的員工手冊，并不能夠適合于公司的實(shí)際需要。

制訂員工手冊的能力是一方面，同樣重要的，是應該有一個(gè)良好的方法。我們認為，了解公司實(shí)際需要，了解公司潛在的用工風(fēng)險，全面規范公司的用工制度，最好的一種方式就是在制訂員工手冊的過(guò)程中，建立一個(gè)訪(fǎng)談制度。
通過(guò)對在職員工的訪(fǎng)談，了解他們對公司的認識，對公司的發(fā)展前景是否有信心，了解公司的用工流程，了解公司一般情況下，會(huì )在哪些用工的環(huán)節出現問(wèn)題，出現什么樣的問(wèn)題，問(wèn)題的原因是什么，了解員工對同一個(gè)問(wèn)題由于立場(chǎng)不同所產(chǎn)生的不同的認識，什么樣的行為才是真正損害公司利益的行為，什么樣的行為正在損害公司的利益，公司的日常性錯誤是什么，公司管理中潛在的問(wèn)題是什么，員工對公司有沒(méi)有潛在的抱怨和相應的要求。所有這些，是公司內部用工現狀的第一手最直觀(guān)的資料，是最有利于制訂員工手冊需要的。

建立訪(fǎng)談制度，是制訂員工手冊過(guò)程中必須要走的一個(gè)程序。同時(shí)，在具體操作訪(fǎng)談時(shí)，又需要有所側重，對于不同的訪(fǎng)談目的，設計不同的訪(fǎng)談提綱，采取不同的訪(fǎng)談方法，界定合適的訪(fǎng)談范圍。這是提高工作效率，同時(shí)也使訪(fǎng)談工作更有效率的一個(gè)基本要求。

十、員工手冊的公示問(wèn)題

公司常見(jiàn)的公示做法有以下幾種：

1、 將公司的規章制度，公布在公司的會(huì )議室內，沒(méi)有特意去提醒員工注意或者確實(shí)提醒了員工，但沒(méi)有任何證據可以證明，甚至沒(méi)有任何證據可以證明是何時(shí)公布的；這一做法常見(jiàn)于一些老國企。

2、 將公司的員工手冊，公布在公司的內部網(wǎng)站上，每個(gè)員工皆可以通過(guò)公司系統進(jìn)行查詢(xún)查看。這一做法常見(jiàn)于新型的IT公司，甚至一些知名的國際化的IT公司。

3、 將公司的員工手冊，通過(guò)電子郵件系統，向公司的每一名員工送達。這一做法常見(jiàn)于新興的企業(yè)，雖然不是IT行業(yè)，但是工作習慣依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò )，習慣于在工作過(guò)程中使用網(wǎng)絡(luò )溝通方式。

上面的第一種做法，是一種比較傳統的做法，也是一種風(fēng)險最大的做法。因為這種做法事實(shí)上沒(méi)有任何證據可以證明將這些制度對員工進(jìn)行過(guò)公示。那么在這種情況下，只要員工一否認，基本上就是員工手冊無(wú)效的結局。
上面的第二種做法以及第三種做法，有一定的相似之處。目前由于網(wǎng)絡(luò )工具的興起，因為其使用確實(shí)具有極大的便利性，而且尤其便于異地員工的管理，所以在實(shí)踐中受到了廣泛的應用。這些做法本身可以節省人力資源的很多瑣碎性的工作，可以節省人力，節省勞動(dòng)量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴而生的就是法律上的風(fēng)險。這些公示方式，由于皆是通過(guò)網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行的，目前司法實(shí)踐考慮到網(wǎng)絡(luò )本身的易于修改而且不留痕跡，一旦出現員工否認而公司無(wú)法提供其他的可參考性證據時(shí)，一般情況下，也是認定為員工手冊無(wú)效的。

法律本身并沒(méi)有對公示作出任何解釋。目前司法實(shí)踐對公示的理解是公司要將員工手冊通知到員工本人，并不在意是否通知到了其他的員工。所以仲裁訴訟中也曾經(jīng)出現過(guò)被訴公司為了證明公示過(guò)員工手冊，由所有在職的員工集體簽名證明這一點(diǎn)。但是由于在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關(guān)系，也就具有了一定的經(jīng)濟利害關(guān)系，因此這樣的證據在實(shí)踐中并不能得到仲裁員或者法官的認可。從而也就引申出了結論，即企業(yè)如果要證明對員工手冊進(jìn)行了公示，就必須要有證據證明對發(fā)生爭議的員工進(jìn)行過(guò)明確的告知。

在實(shí)踐中我們也碰到過(guò)以下幾類(lèi)比較好的公示方式，為大家介紹一下，以供借鑒：

1、 員工入職時(shí)，公司會(huì )為員工準備一些工作需要的資料或者勞動(dòng)工具，與這些資料和勞動(dòng)工具同時(shí)交付給員工的，就有員工手冊（需要單獨列明），同時(shí)，要求員工簽字確認收到了。這一種做法，既有充分的證據向員工進(jìn)行了公示，同時(shí)也便于員工在入職之時(shí)就了解企業(yè)的規章制度，便于迅速地了解企業(yè)的文化以及工作流程。

2、 員工入職時(shí)，為員工進(jìn)行適當培訓時(shí)（時(shí)間也許只有二三天），其中就有對員工手冊的內容培訓，對于這種培訓，主題以及到場(chǎng)人員工皆有登記，并要求每一名員工進(jìn)行簽到明示。這一種做法，比第一種做法更具有實(shí)際意義。

3、 在第二種做法的基礎上，企業(yè)在培訓結束時(shí)，會(huì )對員工進(jìn)行關(guān)于員工手冊的開(kāi)卷考試，第一名員工皆需要對員工手冊進(jìn)行手寫(xiě)式的答卷，并簽上自己的名字。這是目前我們所最為贊賞的方式。

針對以上三種方式，我們還需要考慮對異地員工的管理問(wèn)題。對于異地員工，由于其一般情況下，與企業(yè)的人力資源部并不在一個(gè)地方，如果要求此員工來(lái)公司總部簽這么一個(gè)東西，或者要求一名企業(yè)的人力資源工作人員跑過(guò)去單簽這么一份東西，成本都是遠遠高于收益的。那么在這種情況下，我們認為，企業(yè)應該在與該員工簽訂正式的勞動(dòng)合同時(shí)，隨合同附送給該員工一份員工手冊，并要求員工簽收關(guān)于收到員工手冊的收據，以證明這一點(diǎn)。

如果在實(shí)踐中，企業(yè)對于員工手冊的公示，能夠考慮自己的實(shí)踐，著(zhù)力于應用以上四種方式，相信公示的風(fēng)險是可以避免的。