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管理者必須掌握的7大管理分析工具

時(shí)間：2014-11-05

一、時(shí)間管理-重要與緊急

1.重要且緊急

緊急狀況

迫切的問(wèn)題

限期完成的工作

你不做其他人也不能做

2.重要不緊急

準備工作

預防措施

價(jià)值觀(guān)的澄清

計劃

人際關(guān)系的建立

真正的再創(chuàng )造

增進(jìn)自己的能力

3.緊急不重要

造成干擾的事、電話(huà)、

信件、報告

會(huì )議

許多迫在眉捷的急事

符合別人期望的事

4.不重要不緊急

忙碌瑣碎的事

廣告函件

電話(huà)

逃避性活動(dòng)

等待時(shí)間

使用方法：優(yōu)先順序=重要性*緊迫性。在進(jìn)行時(shí)間安排時(shí)，應權衡各種事情的優(yōu)先順序，要學(xué)會(huì )“彈鋼琴”。對工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠處理被動(dòng)之中。

二、PDCA循環(huán)規則

Plan：制定目標與計劃;

Do：任務(wù)展開(kāi)，組織實(shí)施;

Check：對過(guò)程中的關(guān)鍵點(diǎn)和最終結果進(jìn)行檢查;

Action：糾正偏差，對成果進(jìn)行標準化，并確定新的目標，制定下一輪計劃。

意義：每一項工作，都是一個(gè)pdca循環(huán)，都需要計劃、實(shí)施、檢查結果，并進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)，同時(shí)進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)，只有在日積月累的漸進(jìn)改善中，才可能會(huì )有質(zhì)的飛躍，才可能取得完善每一項工作，完善自己的人生。

三、6W2H法

What：工作的內容和達成的目標;

Why：做這項工作的原因;

Who：參加這項工作的具體人員，以及負責人;

When：在什么時(shí)間、什么時(shí)間段進(jìn)行工作;

Where：工作發(fā)生的地點(diǎn);

Which：哪一種方法或途徑;

How：用什么方法進(jìn)行;

Howmuch：需要多少成本?

意義：做任何工作都應該從6W2H來(lái)思考，這有助于我們的思路的條理化，杜絕盲目性。我們的匯報也應該用6W2H，能節約寫(xiě)報告及看報告的時(shí)間。

四、任務(wù)分解法

WBS即WorkBreakdownStructure，如何進(jìn)行WBS分解：目標→任務(wù)→工作→活動(dòng)

WBS分解的原則：

將主體目標逐步細化分解，最底層的任務(wù)活動(dòng)可直接分派到個(gè)人去完成;每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細分為止。

WBS分解的方法：

至上而下與至下而上的充分溝通;

一對一個(gè)別交流;

小組討論。

WBS分解的標準：

分解后的活動(dòng)結構清晰;

邏輯上形成一個(gè)大的活動(dòng);

集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時(shí)的里程碑和監控點(diǎn);

所有活動(dòng)全部定義清楚。

意義：學(xué)會(huì )分解任務(wù)，只有將任務(wù)分解得足夠細，您才能心里有數，您才能有條不紊地工作，您才能統籌安排您的時(shí)間表。

五、SMART原則

Specific具體的;

Measurable可測量的;

Attainable可達到的;

Relevant相關(guān)的;

Timebased時(shí)間的;

意義：人們在制定工作目標或者任務(wù)目標時(shí)，考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實(shí)施性的，也才能指導保證計劃得以實(shí)現。

特別注明：有的又如此解釋此原則：

——S代表具體(Specific)，指績(jì)效考核要切中特定的工作指標，不能籠統;

——M代表可度量(Measurable)，指績(jì)效指標是數量化或者行為化的，驗證這些績(jì)效指標的數據或者信息是可以獲得的;

——A代表可實(shí)現(Attainable)，指績(jì)效指標在付出努力的情況下可以實(shí)現，避免設立過(guò)高或過(guò)低的目標;

——R代表現實(shí)性(realistic)，指績(jì)效指標是實(shí)實(shí)在在的，可以證明和觀(guān)察;

——T代表有時(shí)限(timebound)，注重完成績(jì)效指標的特定期限。

六、SWOT分析法

Strengths：優(yōu)勢

Weaknesses：劣勢

Opportunities：機會(huì )

Threats：威脅

意義：幫您清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優(yōu)勢與劣勢，把握環(huán)境提供的機會(huì )，防范可能存在的風(fēng)險與威脅，對我們的成功有非常重要的影響力。

七、二八原則

巴列特定律：“總結果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的。”按事情的“重要程度”編排事務(wù)優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。

舉例說(shuō)明：

80%的銷(xiāo)售額是源自20%的顧客;

80%的電話(huà)是來(lái)自20%的朋友;

80%的總產(chǎn)量來(lái)自20%的產(chǎn)品;

80%的財富集中在20%的人手中;

意義：這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾，善于從紛繁復雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。

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