蔡忠成老師簡(jiǎn)介
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“中國式民企思維管理”創(chuàng )作人之一 湖南永州職業(yè)技術(shù)學(xué)院創(chuàng )業(yè)分院客座教授 工作經(jīng)歷： 從高級職業(yè)經(jīng)理人，國家高級人力資源管理師成長(cháng)過(guò)來(lái)，曾任慧泉國際咨詢(xún)顧問(wèn)有限公司培訓師、管理咨詢(xún)師；有十幾年從基層到中層，再至高管大中型企業(yè)統籌管理的實(shí)務(wù)經(jīng)驗及多年民企職業(yè)經(jīng)理人..
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淺談企業(yè)行政管理
時(shí)間：2011-07-15 作者：蔡忠成
| 業(yè)組織架構中，較為完善的，都少不了一個(gè)行政部門(mén)，然而在民營(yíng)企業(yè)的現實(shí)管理中，這個(gè)部門(mén)又倍受其他部門(mén)和人員的非議，其原因是行政工作多是服務(wù)性的，而且工作成績(jì)又沒(méi)有明顯的結果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽視，在有的公司甚至被老板認為是可有可無(wú)的，所以該部門(mén)的主管人員在目前來(lái)說(shuō)，流失量比一般其他部門(mén)主管人員流失量要大得多。其實(shí)，行政部作為公司的一個(gè)幕僚部門(mén)，肩負整個(gè)公司的管理重任，不僅為公司正常的運轉提供了服務(wù)平臺，而且為公司的所有活動(dòng)提供各種支持和服務(wù)。行政工作運作的好壞，直接關(guān)系到整個(gè)公司的規范化進(jìn)程，企業(yè)在運作過(guò)程中如同一個(gè)運動(dòng)的車(chē)輪，所有的零部件必須嚴密結合，充分發(fā)揮本身的作用，才能跑得快、跑得穩，才不會(huì )在跑動(dòng)的過(guò)程中散架，而行政管理工作就好比潤滑油，適量的潤滑可以使車(chē)輪跑得更輕、更穩、更快。 企業(yè)行政管理工作范圍，在廣義上講，包括辦公事務(wù)、行政事務(wù)、人資、財會(huì )等方面；狹義上其實(shí)就是以行政工作為主，負責行政事務(wù)和辦公事務(wù)，具體包括相關(guān)制度的執行和推動(dòng)、日常辦公事務(wù)管理、辦公用品管理、車(chē)輛、安全、衛生、后勤等工作。所有的工作，最終目標是通過(guò)各種規章制度和人為努力使部門(mén)之間或者相關(guān)企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個(gè)公司在運作過(guò)程中成為一個(gè)高速并且穩定運轉的整體，用合理的成本換來(lái)員工最高的工作積極性，提高工作效率，完成公司下達的各項任務(wù)目標。筆者經(jīng)過(guò)多年行政工作經(jīng)驗總結，個(gè)人覺(jué)得，做好行政工作，應該做到以下幾點(diǎn)： 1、 明確崗位職責。崗位職責是企業(yè)實(shí)施現代標準化管理的基本制度，它明確了企業(yè)從業(yè)人員崗位的主要工作內容和基本要求，以及任職所需要的基本條件，通俗地說(shuō)就是回答了崗位人員應該做哪些事、做到哪個(gè)界面、做到什么程度、工作的接點(diǎn)和上下級以及任職的條件等。系統化、標準化、規范化、針對性強的崗位職責是企業(yè)實(shí)施標準化管理的基礎和前提。 2、 加強溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通，縱向溝通分為與上級領(lǐng)導和下屬部門(mén)溝通，與上級溝通，要充分領(lǐng)悟上級領(lǐng)導的意思，把握住方向，同時(shí)將自己和下級部門(mén)的觀(guān)點(diǎn)很好的傳達給上級領(lǐng)導，要有較好的觀(guān)察分析能力和表達能力，跟上級領(lǐng)導溝通言辭要簡(jiǎn)潔明了，抓問(wèn)題點(diǎn)，要充分領(lǐng)悟上級領(lǐng)導表述的或潛在的含義，方能與上級領(lǐng)導步調一致，行之有效的開(kāi)展工作，與下級溝通主要是執行上級領(lǐng)導的決議以及收集下級部門(mén)各項信息，需要有較強的應變能力和組織能力，該說(shuō)的與不該說(shuō)的，焦點(diǎn)問(wèn)題如何應對，緩解可能出現的矛盾和分歧；橫向溝通包括公司內部相關(guān)職能部門(mén)，與關(guān)系企業(yè)窗口部門(mén)和外界媒體政府機關(guān)等，在傳達精神和布置工作任務(wù)時(shí)，務(wù)必真誠、謙虛，與外界溝通需要有較強的適應能力與自我控制能力。 3、 注重信息的收集和整理，并及時(shí)提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和企業(yè)內部信息，外部信息包括：國家政治、法律、經(jīng)濟、政策規定；社會(huì )習俗、風(fēng)俗、時(shí)尚變換；市場(chǎng)需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業(yè)信息、科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息、突發(fā)事件等。內部信息具體包括財務(wù)狀況、生產(chǎn)狀況、產(chǎn)銷(xiāo)狀況、采購、庫存等信息；設別的使用和管理；人力資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時(shí)了解企業(yè)內部情況發(fā)展變化和國家政府機關(guān)相關(guān)政策和法律規定的變化。 4、 培育傳播企業(yè)文化。在企業(yè)中，僅僅用薪酬留人是不夠的，還要用企業(yè)文化去吸引人、感化人，也就是我們通常說(shuō)的人文管理，企業(yè)文化的建設包括四個(gè)放面，需要全體員工的參與。 （1）、組織結構清晰，戰略目標明確。分工明確，這是企業(yè)發(fā)展的基礎，企業(yè)不僅要有近期目標，更要有遠期規劃，行政管理人員應該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個(gè)實(shí)用的組織架構，并制定近、遠期戰略目標，從而形成一個(gè)完善的團結的團隊。 （2）、參與建立完善的績(jì)效評價(jià)標準，形成公平競爭的平臺，這個(gè)平臺充滿(mǎn)競爭、激勵、開(kāi)放、交流的特征，管理者不完全控制員工做事情的方式，而是衡量做事情的結果，任何人能上能下。 （3）、注重企業(yè)形象建設。包括物質(zhì)形象和精神形象，物質(zhì)形象包括司榮、司貌、技術(shù)裝備、產(chǎn)品、服務(wù)設施等，精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風(fēng)格、人文環(huán)境等。 （4）、重視人才。用企業(yè)的發(fā)展凝聚人，用榜樣激勵人，用員工成才教育人。企業(yè)在給員工發(fā)展空間的同時(shí)，注重提供給員工再學(xué)習的機會(huì )，對員工的職業(yè)生涯進(jìn)行規劃和設計，讓每個(gè)員工對未來(lái)充滿(mǎn)信心，對公司充滿(mǎn)歸屬感和認同感。 5、踏踏實(shí)實(shí)地去執行，完善成熟的制度有了，既定的目標有了，關(guān)鍵就是要做好，要落到實(shí)處，要明白該做與不該做，怎么做，如何更好更快的完成該做的事情，要形成企業(yè)執行的制度和文化，讓執行影響到每一個(gè)員工，達到既定目標。 核源企管首席企業(yè)顧問(wèn)、咨詢(xún)專(zhuān)家、企業(yè)家私人教練蔡國瓊老師認為，作為行政管理系統來(lái)說(shuō)，在現代企業(yè)當中要作好四大建設；一是協(xié)助各部門(mén)作好企業(yè)制度建議，二是負責作企業(yè)文化建設，三是協(xié)助人力資源部門(mén)作好企業(yè)的人才梯隊建設，四是協(xié)助營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)做好企業(yè)品牌建設；行政高層領(lǐng)導的職能主要是起到領(lǐng)導、組織、協(xié)調、統籌的作用，行政執行層的作用是配合各中心、部門(mén)作好執行、監督、與日常事務(wù)行政管理工作。 總而言之，行政部門(mén)的最終目標就是確保公司正常運轉，為企業(yè)創(chuàng )造經(jīng)濟效益，這也是行政部門(mén)存在的價(jià)值。作為行政工作者，不僅要有才華，知識面廣，溝通表述能力強，還需要有實(shí)干精神，不能只說(shuō)不做，言必信、行必果，必然能做好行政工作，達到企業(yè)領(lǐng)導者的要求 |
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