一、生命周期與方法論

 

　　項目的生命周期與方法論，是項目的紀律，為項目開(kāi)展劃出了清晰的界限，以保證項目進(jìn)程。生命周期主要是協(xié)調相關(guān)項目，而方法論為項目進(jìn)程提供了持續穩定的方式方法。

 

　　生命周期通常由項目的階段組成（包括：開(kāi)始、規劃、執行/控制、完成），或由工作的重復周期構成。項目生命周期的細節一般都會(huì )隨具體業(yè)務(wù)、項目、客戶(hù)要求而改變。因此即使在同一個(gè)項目中，周期也會(huì )有多種可能的變化。對工作細致度、文件管理、項目交付、項目溝通的要求體現在生命周期標準和考核的方方面面。大項目的階段一般更多更長(cháng)，而小項目的階段少，考核點(diǎn)也少。

 

　　與生命周期類(lèi)似，項目方法也因項目而易，細節關(guān)注程度高。產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項目的方法經(jīng)常涉及使用何種工具或系統，以及如何使用。信息技術(shù)項目的方法包括版本控制標準、技術(shù)文檔管理、系統開(kāi)發(fā)的各個(gè)方面。

 

　　項目方法往往不是由項目團隊自行確定，而由公司為所有項目設定。采用與否，其實(shí)項目團隊沒(méi)有太多選擇。公司管理層設定的方法本身代表權威，也是你作為項目領(lǐng)導獲得項目控制權的一個(gè)途徑?？紤]項目方法某方面的作用時(shí)，始終要把握其對項目人員管理的效率，即在可能出現問(wèn)題的地方爭取正面效應。

 

　　二、項目定義

 

　　清晰的項目描述決定了你的項目控制能力，因為接下來(lái)所有工作都在描述范疇之內。不管你如何并為何要進(jìn)行描述，你要對你的項目進(jìn)行書(shū)面定義，讓項目各方和項目組隨時(shí)參考。

 

　　項目定義的形式和名稱(chēng)各式各樣，包括：項目章程、提案、項目數據表、工作報告書(shū)、項目細則。這些名稱(chēng)的共同點(diǎn)在于，項目主管方和其他相關(guān)各方面從上而下地傳達了他們對項目的期待。清晰的項目定義還包括以下方面：

 

　　•項目目標陳述 （一小段文字，對項目交付成果、工期、預期成本或人力進(jìn)行高層次的描述）

 

　　•項目回報（包括商業(yè)案例或投資分析的回報）

 

　　•使用中的信息或客戶(hù)需求

 

　　•對項目范圍進(jìn)行定義，列出所有預期的項目成果

 

　　•成本和時(shí)間預算目標

 

　　•重大困難和假設

 

　　•描述該項目對其他項目的依賴(lài)

 

　　•高風(fēng)險、所需的新技術(shù)、項目中的重大問(wèn)題

 

　　努力將盡可能多的具體信息，囊括在項目描述或章程中，并使其在項目主管方和相關(guān)方面獲得認可，進(jìn)而生效。

 

　　三、合同與采購管理

 

　　不管你在你的組織內有多大的影響力和權力，你對受雇于其他公司的項目成員的影響會(huì )比較小。雖然不一定普遍適用，但你可以盡量不將項目工作外包，這是提高項目控制力的一個(gè)技巧。

 

　　在考慮啟用合同商或外部顧問(wèn)之前，對整體采購流程進(jìn)行重檢。尋找有服務(wù)合同起草經(jīng)驗并可以幫助你的人。

 

　　建立成功的外包關(guān)系需要時(shí)間和精力，這些工作要及早著(zhù)手。為了不誤項目工期，你要及時(shí)做到所有細節到位，所有合同及時(shí)簽訂。你打算外包哪部分項目交付成果，對這部分工作的細化就是你實(shí)施項目控制的著(zhù)手點(diǎn)。記錄這些細化內容、評估和接收標準、所有相關(guān)要求、必要時(shí)間規劃。項目定義信息一定要包括在合同之內，相關(guān)責任及早確定。和所有你考慮到的供應商討論這些要求，這樣你的項目期望才會(huì )在各方之間明晰。

 

　　四、項目規劃、執行、跟蹤

 

　　作為項目領(lǐng)導，通過(guò)制定有力的規劃、跟蹤、執行流程，你可以建立項目控制的基礎。爭取各方面的支持，進(jìn)而在項目?jì)热嫱茝V。

 

　　讓項目組成員參與規劃和跟蹤活動(dòng)，這可以爭取大家的支持并提高積極性。睿智的項目領(lǐng)導往往大范圍地鼓勵參與，并通過(guò)流程匯聚大家的力量。當大家看到自己的努力以及對項目的貢獻被肯定的時(shí)候，項目很快就從“他們的項目”變成“我們的項目”。當項目成員視項目工作為己任的時(shí)候，項目控制就會(huì )簡(jiǎn)單得多。較之于漠不關(guān)心的團隊，此時(shí)的項目管理成功幾率更大。運用項目管理流程也會(huì )鼓勵項目成員的合作，這也讓你的項目控制工作更加輕松。

 

　　五、變化管理

 

　　技術(shù)性項目中問(wèn)題最集中的方面就是缺少對具體變化的管理控制。要解決這個(gè)問(wèn)題，需要在項目的各方面啟用有效的變化管理流程。

 

　　解決方法可以很簡(jiǎn)單，例如被項目團隊、項目主辦方、相關(guān)方認可的流程圖。這提醒了項目人員，變化在被接受之前會(huì )進(jìn)行細致地考察，并且提高了變化提案的門(mén)檻。

 

　　審查變化提案的時(shí)候，要注意該提案是否對變化有清晰到位的描述。如果變化提案的動(dòng)因描述得不清不楚，該提案就要打回去，并且要求對變化所帶來(lái)的益處進(jìn)行定量評估。對于那些僅局限于技術(shù)解決方案的變化提案，要多打幾個(gè)問(wèn)號，因為提案人也許不能全面地判斷問(wèn)題。如果變化提案過(guò)多地關(guān)注問(wèn)題的解決，而不注重實(shí)際問(wèn)題，打回去并要求關(guān)注具體的業(yè)務(wù)形勢。

 

　　最后，如果不接受某變化提案，一定要做到有理有據。而且，對項目時(shí)間、成本、精力等其他相關(guān)因素所受的影響，進(jìn)行合理的估計。 

 

六、風(fēng)險管理

 

　　風(fēng)險管理的流程能讓你制定出全面的規劃，找出潛在的麻煩，就風(fēng)險問(wèn)題的解決方法達成一致，根除嚴重的問(wèn)題。

 

　　風(fēng)險管理要做到事半功倍，就要與項目規劃同時(shí)進(jìn)行。進(jìn)行項目工作分解安排時(shí)，注意對項目活動(dòng)的不恰當理解；分配項目任務(wù)和開(kāi)展評估時(shí)，尋找風(fēng)險；資源匱乏或項目資源不足，或項目工作依賴(lài)于某一個(gè)人時(shí)，要知道風(fēng)險的存在。分析項目工作將遇到的困難，鼓勵所有參與規劃的人在規劃過(guò)程中，設想最壞的情況和潛在困難。

 

　　七、質(zhì)量管理

 

　　質(zhì)量管理提供了另一套搭建項目結構的流程，保證項目領(lǐng)導提出的工作要求一個(gè)不落地執行到位。項目質(zhì)量的標準分兩類(lèi)：行業(yè)內實(shí)行的全球質(zhì)量標準，公司或項目獨有的質(zhì)量標準。

 

　　如果你的公司實(shí)行或接受了質(zhì)量標準，要注意該標準對你和你的團隊有何要求。具體而言，這些標準會(huì )包括ISO 9000標準或六西格瑪。進(jìn)而確定質(zhì)檢清單、質(zhì)控流程及相關(guān)要求，并將其與你的項目規劃進(jìn)行整合。項目必須遵守的書(shū)面步驟、報告、評估，對團隊成員是強有力的推動(dòng)，讓大家步調一致。標準比你的臨時(shí)要求更有效。

 

　　質(zhì)量管理流程還能將項目要求與客戶(hù)心聲聯(lián)系起來(lái)。不管你說(shuō)什么，只要是在傳遞客戶(hù)或用戶(hù)的要求，你都要加以強調。市場(chǎng)調查、標桿分析、客戶(hù)訪(fǎng)談都是評估和記錄用戶(hù)需求并確定項目要求價(jià)值的好工具。

 

　　八、問(wèn)題管理

 

　　項目開(kāi)展過(guò)程中問(wèn)題的出現不可避免。在項目初期，在資源、工期、優(yōu)先事項等其他方面為項目的問(wèn)題管理確定流程。爭取讓團隊支持及時(shí)發(fā)現、跟蹤、解決問(wèn)題的流程規定。建立跟蹤流程，記錄當前問(wèn)題。問(wèn)題記錄信息包括：?jiǎn)?wèn)題描述、問(wèn)題特征或表現（用于溝通）、開(kāi)始時(shí)間、責任人、目前狀態(tài)、預計結束時(shí)間。

 

　　處理待解決問(wèn)題的流程很簡(jiǎn)單，包括列出新問(wèn)題的流程、定期復查待解決的問(wèn)題、處理老問(wèn)題的方法。對于沒(méi)有太多組織管理權的項目領(lǐng)導而言，問(wèn)題跟蹤流程的力量在于讓其把握了問(wèn)題狀態(tài)和進(jìn)度的實(shí)時(shí)信息。一旦問(wèn)題責任人承諾了問(wèn)題解決的時(shí)限，你可以任意公布問(wèn)題解決過(guò)程中的變數。不管問(wèn)題責任人是本項目成員，還是其他項目或部門(mén)的成員，誰(shuí)都不樂(lè )意隨時(shí)將自己的大名置于人們質(zhì)疑的目光中。問(wèn)題清單的公開(kāi)使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。

 

　　九、決策

 

　　項目管理時(shí)時(shí)有決策，快速得當的決策對于項目控制至關(guān)重要。即使項目領(lǐng)導掌握了控制權，完善的集體決策流程仍然裨益頗多，因為共同決策能獲得更多內部支持，效果自然會(huì )更好。

 

　　項目工作中的決策絕非易事，項目組內紛繁復雜的觀(guān)點(diǎn)讓決策更加困難。項目各方認同的問(wèn)題解決流程可以簡(jiǎn)化決策的過(guò)程，照顧各方要求。

 

　　盡早和你的項目組一起設立決策流程，或采用現有流程，或對現有流程做適當的修改。好的決策流程能為你的項目控制提供強有力的支持。該流程應該包括以下步驟：

 

　　•清楚地陳述必須解決的問(wèn)題。

 

　　•吸納所有需要參與決策或將會(huì )受該決策影響的成員參與決策過(guò)程，這樣可以爭取團隊支持。

 

　　•與項目組一道重審項目陳述，必要時(shí)進(jìn)行修正，讓每位成員獲得一致認識。

 

　　•針對決策標準（如：成本、時(shí)間、有效性、完整性、可行性），開(kāi)展頭腦風(fēng)暴或討論。選擇那些與計劃目標關(guān)聯(lián)的、可執行、可供項目各方參考供決策之用的標準。

 

　　•與項目組一道確定各標準的權重（所有標準的權重總和為100個(gè)百分點(diǎn)）。

 

　　•設定決策的時(shí)限，規定用于調查、分析、討論、最終決策的時(shí)間。

 

　　•開(kāi)展頭腦風(fēng)暴，在規定時(shí)間內盡可能多地產(chǎn)生決策想法。多方發(fā)展整個(gè)項目組都能接受的想法。

 

　　•通過(guò)集體投票的方法進(jìn)行篩選，至多確定六個(gè)考慮項進(jìn)行具體分析。分析其與決策標準的契合度。

 

　　•理性對待討論中出現的異議。有必要的話(huà)，可增加決策標準。

 

　　•根據評估和權重標準，將這些選項進(jìn)行排序。

 

　　•考慮采用首位選項的結果。如果沒(méi)有異議，則結束討論并開(kāi)始實(shí)施決策。

 

　　•將決策寫(xiě)入文件，并與團隊成員及項目相關(guān)方面溝通決策結果。

 

　　十、信息管理

 

　　項目信息是非常關(guān)鍵的資源，如何管理值得仔細思考。有的項目使用網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器，或信息管理系統，進(jìn)行項目重要信息的存儲。有的項目則使用群件來(lái)維護項目文件，并提供電子郵件等服務(wù)。

 

　　不管你用何種方式存儲項目數據，要保證所有項目成員能隨時(shí)獲得所需信息。將最新的項目文件存儲在方便查找的位置，進(jìn)行清楚地標記，及時(shí)刪|除過(guò)時(shí)信息。