如何借助標準化建設提升管理
| 標準化建設是提升企業(yè)管理的一項非常有效的手段，也得到越來(lái)越多企業(yè)的重視。但是，有相當一部分企業(yè)標準化建設與實(shí)際情況結合不夠，沒(méi)能達到通過(guò)標準化建設提成公司管理水平的目標。標準化建設是提升公司管理非常有效的一種方式，但是如何將標準化建設落到實(shí)處一個(gè)非常復雜的問(wèn)題，也是眾多企業(yè)有待進(jìn)一步解決的問(wèn)題。本人對電力企業(yè)標準化管理和企業(yè)管理有過(guò)一定的研究，在此談?wù)劜糠煮w會(huì )，希望能對企業(yè)有所啟發(fā)。 一、科學(xué)搭建標準體系框架，實(shí)現全面管理 標準化建設是一個(gè)系統工作，標準也是一個(gè)有機聯(lián)系的整體，為了保障標準化建設成功，首要問(wèn)題就是要科學(xué)搭建標準體系框架。標準體系框架搭建的基本原則是“橫向到邊，縱向到底”，即標準體系既要覆蓋方方面面的內容、又要涵蓋各個(gè)層級單位，不能留下管理漏洞和管理空白。標準化體系框架的搭建包括橫向體系框架搭建和縱向體系框架搭建兩大內容。 1、橫向體系框架搭建 橫向體系框架搭建的核心是解決如何劃分各專(zhuān)業(yè)子體系的問(wèn)題。企業(yè)的活動(dòng)涉及面很廣，既有管理活動(dòng)，也有業(yè)務(wù)活動(dòng)，專(zhuān)業(yè)子體系的搭建必須充分考慮三大方面的問(wèn)題： ?。?）公司發(fā)展戰略問(wèn)題 公司發(fā)展戰略對專(zhuān)業(yè)子體系的搭建具有非常重要的影響，在搭建各專(zhuān)業(yè)子體系過(guò)程中必須充分考慮公司的發(fā)展戰略，確保體系具有前瞻性，符合公司的發(fā)展需要。 首先，必須考慮公司未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展方向。不同業(yè)務(wù)的運作方式和管理方式可能不同，對標準體系建設的要求也不同。因此，專(zhuān)業(yè)子體系搭建必須充分考慮公司未來(lái)的業(yè)務(wù)方向。明確公司未來(lái)業(yè)務(wù)方向是否會(huì )調整？是保持現有的業(yè)務(wù)方向不變，還是會(huì )進(jìn)入新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域？是否會(huì )縮收某些業(yè)務(wù)，退出部分業(yè)務(wù)？標準體系框架搭建時(shí)，必須充分考慮到公司的業(yè)務(wù)彈性，既要全面覆蓋現有業(yè)務(wù)，同時(shí)要保留增加或減少的接口，以便隨著(zhù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，可以及時(shí)補充和增加子體系。 其次，必須明確公司未來(lái)區域業(yè)務(wù)的發(fā)展規劃。隨著(zhù)區域業(yè)務(wù)的變化，公司的管理方式也會(huì )隨之變化，對標準體系的需求也會(huì )變化。因此，在搭建子體系過(guò)程中，必須充分考慮公司區域業(yè)務(wù)可能發(fā)生的變化，體系框架設計必須具有充分的彈性和可拓展性，以便根據公司發(fā)展需要，及時(shí)調整和完善體系框架。比如，必須充分考慮公司是否會(huì )跨國經(jīng)營(yíng)，開(kāi)拓國際業(yè)務(wù)，對國際業(yè)務(wù)如何進(jìn)行管理？或者公司區域業(yè)務(wù)的比重是否會(huì )發(fā)生重大調整，對區域業(yè)務(wù)的管理方式是否會(huì )發(fā)生重大變化等。 ?。?）公司組織結構設計問(wèn)題 公司的組織結構現狀以及未來(lái)可能的調整方向也是橫向體系框架搭建必須充分考慮的問(wèn)題。標準體系的最終使用者是公司的各個(gè)部門(mén)和單位，因此，體系框架的安排與公司部門(mén)和單位的設置越吻合，越方便各單位的使用。雖然，體系框架搭建時(shí)必須充分考慮組織結構的設計問(wèn)題，但是，體系框架的搭建也不能完全按照現有部門(mén)和單位的設計進(jìn)行，還需要考慮公司的戰略和業(yè)務(wù)的價(jià)值鏈等問(wèn)題。 ?。?）公司業(yè)務(wù)價(jià)值鏈問(wèn)題 不同業(yè)務(wù)的價(jià)值鏈是不同的，對應的管理方式和方法也不同，在搭建子體系的過(guò)程中，要充分分析各業(yè)務(wù)的價(jià)值鏈，抓住關(guān)鍵環(huán)節，突出重點(diǎn)，合理搭建各子體系。 2、縱向體系框架搭建 一套完整的標準體系將服務(wù)于各個(gè)層級和單位的人員。不同層級和單位人員對標準體系的關(guān)注重點(diǎn)是不同的。比如，公司領(lǐng)導、部門(mén)負責人、基層員工以及協(xié)作單位等對標準體系的關(guān)注重點(diǎn)是不同的，為了保證標準體系更具有層次感，更加便于各個(gè)層級人員的使用，必須科學(xué)搭建標準體系的縱向層級框架。比如，ISO質(zhì)量管理手冊，從縱向層級上分成質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書(shū)和質(zhì)量記錄等，從宏觀(guān)到微觀(guān)，逐步細化。標準體系的建設也必須這樣，有效劃分縱向層級，層層分解，逐步細化。 二、深化建設體系內容，保障經(jīng)營(yíng)有序、運行高效 搭建完體系框架后，必須詳細建設體系內容，體系內容可以涵蓋管理目的、管理內容、管理方法、管理流程、管理標準和評價(jià)機制等。 1、管理目的和目標 從宏觀(guān)來(lái)講，標準體系建設的目的和目標主要包括五大方面： ?。?）資產(chǎn)保值增值目標：更加有效的促進(jìn)國有資產(chǎn)保值增值； ?。?）戰略目標：更加有效的推動(dòng)戰略目標的實(shí)現； ?。?）經(jīng)營(yíng)目標：高效率地利用資源，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和效益； ?。?）合規目標：保證一切行為和活動(dòng)符合適用的法律和法規； ?。?）QSHE目標：促進(jìn)公司質(zhì)量及安健環(huán)管理水平提升。 但是，總體目標比較宏觀(guān)，為了更加有效的指導各項具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)，必須在總體的框架體系下，對總體目標進(jìn)行分解，形成每一項具體業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)的分目標，并對分目標進(jìn)行詳細描述。對分目標的描述主要從以下幾個(gè)方面入手進(jìn)行明確： ?。?）數量目標：明確要實(shí)現的數量目標是多少？ ?。?）成本目標：明確成本控制范圍是多少？保證有效控制成本。 ?。?）實(shí)效性目標：明確在多長(cháng)時(shí)間內容要完成，確?？焖?、及時(shí)完成某項工作。 ?。?）QSHE目標：明確具體的質(zhì)量目標、安全目標、健康目標和環(huán)保目標是什么？ ?。?）風(fēng)險控制目標：明確可能面臨的風(fēng)險及管控目標。 2、管理內容 管理內容的根本是要明確界定針對每項業(yè)務(wù)和職能，各層級、各部門(mén)、各單位的具體職責和權力。責權界定時(shí)必須遵循內容窮盡、層級明確、沒(méi)有缺項、沒(méi)有交叉的原則。 公司某項管理職能的責權按所涉及單位，依次劃分為上級單位、本公司、下屬單位、外部單位，在責權界定過(guò)程中，應該充分明確上級單位的責權界限，本公司的責權、下屬單位的責權以及外部單位的責權。其中，上級單位、下屬單位和外部單位責權可以細化到單位即可，對于本單位的責權必須細化到具體的部門(mén)。這樣，可以清晰地明確各責任主體在執行某項職能時(shí)應承擔的職責和具備的職權，避免出現推諉和扯皮現象。責權描述則依次按照制度計劃類(lèi)工作內容、組織管理類(lèi)工作內容、執行輔助類(lèi)工作內容、其他類(lèi)工作內容的順序和范圍進(jìn)行闡述。同時(shí)，在責權描述時(shí)，采取了規范的語(yǔ)言和準確的角色動(dòng)詞，句式統一、結構規范。這種描述方式可以清晰地表現相關(guān)單位或部門(mén)在履行某項管理職能時(shí)承擔的主要職責與次要職責。 3、管理方法與手段 管理方法和手段是目標實(shí)現的基礎和保障。在明確目標和責權的基礎上，必須明確具體的管理方法和手段。管理方法和手段的規范和明確與責權界定一樣，必須按單位和部門(mén)進(jìn)行展開(kāi)和細化，確保每個(gè)部門(mén)或單位的責任落到實(shí)處，對應的管理目標具有明確的管理方法和手段進(jìn)行保障。 4、工作流程 工作流程是指圍繞企業(yè)目標有序地進(jìn)行一系列活動(dòng)以產(chǎn)生某種特定結果的過(guò)程。工作流程編寫(xiě)的目的，是要利用流程圖方式清晰描繪出各項工作的工作程序，使之成為行為準則，并明確各層級、各部門(mén)的協(xié)作關(guān)系。通過(guò)明確完成流程所需的步驟，明確流程中的關(guān)鍵決策點(diǎn)，明確與流程相關(guān)的文檔記錄，明確相關(guān)任務(wù)的負責人，理解并記錄公司核心活動(dòng)背后的關(guān)鍵細節，實(shí)現現有流程可視化，從而實(shí)現推動(dòng)公司有序經(jīng)營(yíng)、高效運營(yíng)。 5、標準體系 在目標、責權、方法和手段及工作流程基礎上，必須編制具體的標準體系，以指導具體的作業(yè)工作。標準體系包括技術(shù)標準、管理標準和工作標準三大方面。 技術(shù)標準：對標準化領(lǐng)域中需要協(xié)調統一的技術(shù)事項所制定的標準。技術(shù)標準是一個(gè)大類(lèi)，可進(jìn)一步分為：基礎標準、產(chǎn)品標準、工藝標準、檢測試驗方法標準，及安全、衛生、環(huán)保標準等。 管理標準：對標準化領(lǐng)域中需要協(xié)調統一的管理事項所制定的標準。管理標準主要是對管理目標、管理內容、管理程序、管理方法和管理組織所作的規定。 工作標準：對工作的責任、權利、范圍、質(zhì)量要求、程序、效果、檢查方法、考核辦法所制定的標準。對于一個(gè)企業(yè)來(lái)講，工作標準主要針對每個(gè)崗位來(lái)制定。 技術(shù)標準、管理標準和工作標準三者是緊密聯(lián)系的。技術(shù)標準是企業(yè)組織生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的技術(shù)依據，是企業(yè)標準的主體，管理標準和工作標準是技術(shù)標準順利實(shí)施的支撐，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)有序、高校運行的保障，保證各相關(guān)方連接和配合的科學(xué)性、合理性。 6、評價(jià)機制 為了保障工作的落實(shí)，必須建立對應的評價(jià)機制。評價(jià)機制的建設必須以工作內容為基礎，針對每一塊工作內容，必須明確具體的評價(jià)指標、評價(jià)標準、評價(jià)人/單位、評價(jià)考核方法等。 三、完善標準化建設運行機制，推動(dòng)實(shí)施標準化工作 標準化建設是一個(gè)過(guò)程，不可能一蹴而就，而且隨著(zhù)外部環(huán)境和企業(yè)自身情況的變化，標準體系也應該進(jìn)行及時(shí)調整和變化。為了，保障標準化工作的有序推進(jìn)和實(shí)施，必須建立完善的標準化運行機制。標準化運營(yíng)機制建設主要包括兩大方面內容： 1、標準化組織體制建設 為了保障標準化工作的有效開(kāi)展，必須建立得力的標準化組織結構。標準化建設是一個(gè)全公司都必須參與的系統工程，而不僅僅是標準化管理部門(mén)的事。因此，標準化組織結構建設必須明確標準化工作的領(lǐng)導團隊、主管部門(mén)、配合和參與部門(mén)等。并明確每一個(gè)部門(mén)具體的職責。 2、標準化運行機制建設 標準化運營(yíng)機制建設的核心是要明確標準體系“制定、實(shí)施、監督評價(jià)和改進(jìn)提升”四大環(huán)節的運營(yíng)機制。明確每一環(huán)節工作的流程和標準，推動(dòng)標準化建設工作持續進(jìn)行。 四、穩步推進(jìn)信息化建設，支撐標準化體系運行 信息化建設可以為標準化體系運營(yíng)提供有效的支持，為了更有效的推動(dòng)信息化建設，必須注重信息化建設，穩步推進(jìn)信息化建設工作。為了保障信息化建設更加吻合企業(yè)的實(shí)際需要，必須充分認識信息化建設的困難和復雜，不能急功冒進(jìn)，也不要消極怠慢。對信息化建設必須進(jìn)行系統規劃，在系統規劃的基礎上，分步進(jìn)行實(shí)施，穩步推進(jìn)。 |
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